به نقل از «آفتاب»

مراحل کنترل پروژه / چک لیست کنترل پروژه

تاریخ انتشار: ۳ فروردین ۱۴۰۲ | کد خبر: ۳۷۳۸۱۶۶۷

آفتاب‌‌نیوز :

اولین مرحله کنترل پروژه در هنگام تمرکز بر بیان اهداف و زمانبندی پروژه است. در این مرحله برای زمانبندی، هزینه و دامنه کار، مبنا‌هایی را ایجاد می‌کنیم. در اینجا، باید به وضوح سهامداران پروژه را شناسایی و مسئولیت‌های آنان را مشخص کنیم.

در هنگام برنامه ریزی پروژه و کنترل پروژه، باید اسناد کنترل پروژه زیر را آماده داشته باشید:

بیانیه محدوده پروژه: سندی که تمام اهداف پروژه (شامل KPI ها)، محصولات و نقاط عطف کلیدی را شرح می‌دهد.

بیشتر بخوانید: اخباری که در وبسایت منتشر نمی‌شوند!

ساختار شکست کار (WBS): یک نمایش تصویری از شکست پروژه به بخش‌های کوچکتر و قابل مدیریت تر.

نمودار گانت (Gantt chart): یک زمانبندی تصویری از چگونگی برنامه‌ریزی وظایف برای بررسی کلی زمانبندی پروژه است.

برنامه ارتباطات: برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات در مورد چگونگی به‌روزرسانی سهامداران پروژه، باید برنامه زمانبندی برای این کار تهیه شود. در این برنامه کنترل پروژه بدانید چه زمانی باید با اعضای تیم برای تحویل محصولات و نقاط عطف ارتباط برقرار کنید.

برنامه مدیریت ریسک: ریسک‌های ممکن را شناسایی و یادداشت کنید. (مثلا تخمین‌های غیر واقعی در مورد زمان و هزینه، تغییر موجودی منابع و غیره). سپس، برنامه‌های پشتیبانی را برای کاهش خطرات پیش بینی شده بسازید.

پیاده سازی پروژه

در این مرحله کنترل پروژه به تخصیص وظایف، راه اندازی سیستم‌های پیگیری و برگزاری جلسات شروع و وضعیت پروژه توجه کنید. همه این کار‌ها اطمینان حاصل می‌کنند که کنترل پروژه به‌درستی پیش می‌رود.

به یاد داشته باشید، کنترل‌های پروژه که در اینجا تعریف می‌کنید به شما کمک می‌کنند تا وضعیت پروژه را به‌صورت زنده زیرنظر داشته باشید؛ بنابراین در این مرحله عجله نکنید.

عملکرد پروژه

در این مرحله از مراحل کنترل پروژه به کنترل شاخص‌های عملکرد (KPI) توجه کنید. نظارت بر شاخص‌های کلیدی عملکر برای دسترسی به وضعیت پروژه و پیش بینی تغییرات یا خطرات بسیار حائز اهمیت است و امکان انجام اقدامات اصلاحی به‌موقع را فراهم می‌کند.

در واقع، شرکت‌هایی که برای کنترل و مدیریت پروژه‌های خود اطلاعات عملکرد معیار‌های کلیدی را ردیابی می‌کنند، نرخ موفقیت ۶۸ ٪ دارند. این در مقابل نرخ موفقیت ۷ ٪ (!) پروژه‌هایی است که از این داده‌ها استفاده نمی‌کنند؛ بنابراین برخی از مواردی که در این مرحله باید درنظر گرفته شود عبارتند از:

اهداف پروژه: میزان تحقق اهداف و میلستون‌های تعیین شده و اینکه آیا همه چیز برنامه‌ریزی شده است یا خیر.

پیگیری هزینه: بررسی منابع برای مشاهده اینکه آیا هزینه‌ها متناسب با بودجه است یا خیر.

بستن پروژه

برای اطمینان از اینکه برنامه ریزی و کنترل پروژه به شما در پروژه‌های آینده کمک می‌کند؛ ضروری است که زمانی برای بررسی پیشرفت پروژه در نظر بگیرید؛ بنابراین پس از اتمام پروژه، برای کنترل پروژه در آخرین مرحله موارد زیر را بررسی کنید:

چه کار‌هایی اشتباه انجام شده است و چرا؟

چه چیز‌هایی می‌توانست بهتر باشد و چگونه؟

چه چیز‌هایی باید برای اطمینان از موفقیت پروژه‌های مشابه در آینده، به دست آورد؟

پس از بررسی اهمیت کنترل پروژه در تمام مراحل پروژه، داشتن یک چک لیست کنترل پروژه کامل برای پیاده سازی صحیح پروژه ضروریست. در ادامه این چکلیست کنترل پروژه ارائه شده است.

چک لیست کنترل پروژه

مدیر پروژه از این چکلیست کنترل پروژه برای ارزیابی تمام مراحل پروژه استفاده می‌کند:

چک لیست کنترل پروژه

مشارکت داوران

اسپانسر پروژه به طور کامل از وضعیت پروژه آگاه است؛ مواردی ازجمله تخمین برنامه زمانی و بودجه بازبینی شده.

مشتری به‌طور کامل از وضعیت پروژه آگاه است؛ مواردی همچون تخمین برنامه زمانی و بودجه بازبینی شده.

تیم پروژه کاملا از وضعیت پروژه آگاه است؛ تخمین برنامه زمانی و بودجه بازبینی شده ازجمله این مواررند.

اعضای تیم، وظایف خاص خود و چگونگی یکپارچه شدن آن‌ها با کل پروژه را درک می‌کنند.

اعضای تیم نیمه‌وقت و سازمان‌های پشتیبان داخل شرکت از نقش خود در پروژه آگاه هستند. این انتظارات به‌صورت واضح به آن‌ها قبل از وقوع این اتفاقات اعلام می‌شوند تا فرصتی برای برنامه‌ریزی در راستای برآورده کردن این انتظارات داشته باشند.

ماتریس مسئولیت دقیق است.

تمام داورانی که باید از پیشرفت پروژه مطلع شوند، دسترسی مناسبی به اطلاعات پروژه دارند.

فرآیند پروژه در چک لیست کنترل پروژه

طرح پروژه به طور مداوم بروزرسانی می‌شود تا برنامه اقدامات نزدیک‌الوقوع را بازتاب دهد.

پیشرفت پروژه در مقابل بودجه و زمانبندی اصلی ثبت و توسط تیم درک می‌شود.

بودجه و زمانبندی اصلی همچنان واقع‌گرایانه باقی می‌مانند.

مسائل پروژه هنگام وقوع در برنامه اقدامات ثبت و پیگیری شده و به تیم پروژه گزارش می‌دهد.

فعالیت‌های مدیریت مداوم خطرات، خطرات جدیدی را آشکار می‌کند که ارزیابی و به اعضای تیم اختصاص داده می‌شوند.

خطرات شناخته شده نظارت می‌شوند و در صورت امکان، استراتژی‌های کاهش احتمال یا تأثیر به‌کار گرفته می‌شوند.

تیم پروژه به طور منظم جلساتی را برگزار می‌کند تا درباره دستاوردها، برنامه‌های فعلی و اطلاعات جدیدی درباره پروژه بحث کند.

تیم پروژه

این تیم برای رفتار‌های گروهی قوانینی را تعیین کرده و از آن‌ها پیروی می‌کند.

تیم هدف پروژه را درک کرده و آن را درون خود جا داده است.

اعضای تیم پروژه علاوه بر آموزش مذاکره، مهارت گوش دادن فعال را تمرین می‌کنند.

در چک لیست کنترل پروژه؛ اعضای تیم سعی می‌کنند سبک ارتباطی و حل مسئله خود را هماهنگ با اعضای متفاوت تیم تنظیم کنند.

از شیوه‌های مدیریت جلسات بخوبی پیروی می‌شود، ارسال دستور کار‌های جلسه به‌موقع و ثبت تصمیمات و موارد عملیاتی در دقایق جلسه.

تیم پروژه یک فرآیند حل مسئله روشمند دارد و مهارت‌های خوبی در تحلیل مسئله از خود نشان می‌دهد.

تیم قادر است از چندین حالت تصمیم‌گیری استفاده کند، از جمله رسیدن به توافق مؤثر.

این تیم نشان می‌دهد که قادر است درگیری‌ها را حل کند، تصمیمات بهتری بگیرد و روابط مثبت را حفظ کند.

چک لیست کنترل پروژه در رهبری پروژه

با نمونه کار‌های خود، نشان می‌دهم که با نگرش مثبت و تعهد به هدف پروژه، رهبری می‌کنم.

من در دسترس اعضای تیم هستم تا بتوانند به‌راحتی مشکلات یا نگرانی‌های خود را با من بررسی کنند.

خودم و دیگران را مسئولیت‌پذیر در قبال وظایف پروژه می‌دانم.

من به‌صورت آگاهانه برای توسعه یک محیط مثبت تیمی کار می‌کنم.

به صورت آگاهانه برای توسعه مهارت‌های حل مسئله در تیم کار می‌کنم.

من با احترام به تمامی اعضای تیم و سایر ذینفعان پروژه کار می‌کنم.

منبع: آفتاب

کلیدواژه: کنترل پروژه تبلیغات کنترل پروژه کنترل پروژه برنامه ریزی وضعیت پروژه پروژه آگاه اعضای تیم تیم پروژه کار ها

درخواست حذف خبر:

«خبربان» یک خبرخوان هوشمند و خودکار است و این خبر را به‌طور اتوماتیک از وبسایت aftabnews.ir دریافت کرده‌است، لذا منبع این خبر، وبسایت «آفتاب» بوده و سایت «خبربان» مسئولیتی در قبال محتوای آن ندارد. چنانچه درخواست حذف این خبر را دارید، کد ۳۷۳۸۱۶۶۷ را به همراه موضوع به شماره ۱۰۰۰۱۵۷۰ پیامک فرمایید. لطفاً در صورتی‌که در مورد این خبر، نظر یا سئوالی دارید، با منبع خبر (اینجا) ارتباط برقرار نمایید.

با استناد به ماده ۷۴ قانون تجارت الکترونیک مصوب ۱۳۸۲/۱۰/۱۷ مجلس شورای اسلامی و با عنایت به اینکه سایت «خبربان» مصداق بستر مبادلات الکترونیکی متنی، صوتی و تصویر است، مسئولیت نقض حقوق تصریح شده مولفان در قانون فوق از قبیل تکثیر، اجرا و توزیع و یا هر گونه محتوی خلاف قوانین کشور ایران بر عهده منبع خبر و کاربران است.

خبر بعدی:

استمرار روند کاهشی تورم، رشد نقدینگی و قیمت ارز نیازمند کنترل و مراقبت جدی است

سید ابراهیم رئیسی در جلسه عصر امروز یکشنبه هیئت دولت، سرکوب شدید اعتراضات دانشجویی ضد صهیونیستی و ضرب و شتم و بازداشت اساتید و دانشجویان در دانشگاه‌های غربی به‌ویژه در آمریکا را برگ دیگری از رسوایی مدعیان آزادی بیان عنوان و تصریح کرد: امروز به برکت خون مطهر شهدای مظلوم غزه چهره واقعی تمدن غربی بیش از پیش برای مردم جهان آشکار و مشخص شده است که مدعیان آزادی بیان، به چیزی غیر از حفظ سلطه‌گری خود پایبند نیستند.

رئیس جمهور در ادامه، خیزش دانشجویان، اساتید و نخبگان غربی در حمایت از مردم مظلوم غزه را رویدادی بزرگ و دارای ابعادی گسترده توصیف کرد و ضمن تقدیر از نقش‌آفرینی رسانه‌ها به‌ویژه رسانه ملی در آشکار کردن و به تصویر کشیدن ماهیت بدون روتوش غربِ مدعی افزود: بدون تردید این خیزش و بیداری در مقابل ظلم و جنایت و سلطه‌گری با اعمال خشونت، ضرب و شتم و بازداشت اساتید و دانشجویان حامی مظلومین غزه خاموش نخواهد شد.

 رئیسی در بخش دیگری از سخنان خود در جلسه امروز هیئت دولت با تاکید بر اهمیت موضوع کنترل و نظارت مدیران بر عملکرد زیر مجموعه خود، تصریح کرد‌: آنچه از ابتدای دولت نیز تحت عنوان گشت ارشاد مدیران مطرح شد تاکیدی بر اهمیت موضوع نظارت درون سازمانی بر عملکردها، پیش از نظارت و بازرسی از سوی دیگر نهاد‌ها بود که باید به صورت ویژه در دستور کار وزرا و مدیران دستگاه‌های اجرایی باشد.

رئیس جمهور در ادامه ضمن ابراز رضایت از گزارشات مسئولان اقتصادی دولت درباره کاهش تورم، کنترل و کاهش رشد نقدیندگی و کاهش قیمت ارز، استمرار این روند را نیازمند کنترل و مراقبت ویژه دستگاه‌های مربوط دانست و در این راستا تشکیل منظم شورای اقتصاد و ستاد تنظیم بازار را ضروری دانست.

رئیسی همچنین برنامه بازدید خود از مناطق ۱۷ و ۱۸ شهر تهران را اقدامی در راستای سفر‌های استانی و ارتباط نزدیک با مردم این مناطق به منظور پیگیری و رفع مشکلات‌شان دانست و با بیان اینکه حضور مسئولان در میان مردم و ارتباط نزدیک با آنها از نظر اثرگذاری هیچ جایگزینی ندارد، از همه وزرا خواست ضمن توجه ویژه به ارتباط‌گیری با مردم و شنیدن مشکلات و مطالبات آنها برای آن بخش از مردم جامعه که امکان ارتباط مستقیم با دولتمردان ندارند نیز برنامه‌ریزی کنند.

رئیس جمهور ناظر به گزارش وزیر راه شهرسازی درباره ضرورت اصلاح نقاط حادثه‌خیز در جاده‌های کشور، تصریح کرد‌: اقتضای قانون و تدبیر نیز آن است که ما با پیشگیری قبل از وقوع حادثه نسبت به رفع زمینه‌های آن اقدام و تا جایی که امکان دارد از وقوع خسارات و حوادث جلوگیری کنیم. 

در ابتدای این جلسه معاون اجرایی رئیس جمهور با اشاره به حضور و بازدید رئیس جمهور محترم و تعدادی از وزرا در مناطق ۱۷ و ۱۸ تهران، این اقدام را اولین برنامه از سلسله برنامه‌های بازدید از مناطق مختلف پایتخت به منظور پیگیری و رفع مشکلات مردم تهران هم راستا با برنامه سفر‌های استانی دانست و از تداوم آن در دیگر مناطق تهران با توجه به تراکم جمعیتی موجود در پایتخت خبرداد.

معاون اجرایی رئیس جمهور همچنین با اشاره به ورود دولت به موضوع کالا‌های رسوبی در بنادر و گمرکات با دستور رئیس جمهور گفت‌: با اقدامات صورت گرفته میزان رسوب کالا در بنادر و گمرکات به حداقل ممکن رسیده و از میزان متوسط دنیا هم پایین‌تر است که این از دستاورد‌های مهم دولت در دو سال و نیم گذشته است.

وی در ادامه تصریح کرد‌: مشکل معدود کالا‌هایی که از این فرایند باقی‌مانده بود نیز با پیگیری جدی وزیر بهداشت، درمان و آموزش پزشکی و وزیر جهادکشاورزی در چند روز اخیر حل و فصل و مقرر شد این کالا‌ها یا مرجوع شده یا برای مصرف دامی از انبار‌های گمرک ترخیص شود.

وزیر جهادکشاورزی نیز در گزارشی از اقدامات صورت گرفته برای حل و فصل محموله حاوی روغن در بندرعباس که مورد تاکید جدی رئیس جمهور بود گفت: از سه کشتی حامل روغن که از سال ۹۹ وارد بندرعباس شده بودند، محموله دو کشتی از سازمان غذا و دارو مجوز گرفته و ترخیص شده‌اند و محموله سوم که مورد تایید مراجع ذی‌صلاح قرار نگرفت، نیز با پیگیری‌ها صورت گرفته از سوی معاون اول رئیس جمهور، مالک محموله پذیرفت با پرداخت هزینه بارگیری و حل و نقل، محموله سوم را مرجوع کند.

 وزیر بهداشت، درمان و آموزش پزشکی نیز در جلسه امروز به تقدیر رهبری معظم انقلاب از نظام سلامت کشور به‌عنوان یکی از قوی‌ترین و بی‌نظیرترین نظامات سلامت در منطقه و همچنین خدمات وسیع درمانی و پزشکی به مناطق محروم که در تاریخ جمهوری اسلامی ایران بی‌نظیر است اشاره کرد و گفت‌: وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی با تلاش مضاعف این روند را ادامه خواهد داد و با بهره‌گیری از ظرفیت سازمان‌های نظارت بر سلامت و درمان به صورت مستمر سلامت مردم را پایش و کنترل می‌کند.

وزیر راه و شهرسازی نیز گزارشی از بهره‌برداری از ۸ هزار ۴۰۰ واحد مسکونی در قالب نهضت ملی مسکن در استان آذربایجان شرقی ارائه کرد و گفت: خوشبختانه تا امروز عملیات اجرایی ۲ میلیون و ۵۴۰ هزار واحد مسکونی در بخش‌های مختلف از جمله ۲۶۴ هزار واحد در بافت فرسوده و ۵۰۰ هزار واحد روستایی آغاز شده و در فرایند ساخت قرار دارند و همچنین ۱۲۸ هزار و ۵۰۰ مسکن مهر نیز تحویل شده است.

وزیر راه و شهرسازی همچنین به اقدامات صورت گرفته در اصلاح و رفع نقاط حادثه‌خیز جاده‌ای در دولت مردمی اشاره کرد و گفت: در سال گذشته ۷۲۵ نقطه حادثه‌خیز جاده‌ای اصلاح و رفع شده و امسال با هدف‌گذاری صورت گرفته بنا داریم مشکل نقاط حادثه‌خیز جاده‌ای را تا حد زیادی حل کنیم که البته این مهم به ۲۰ هزار میلیارد تومان اعتبار نیاز دارد.

وزیر دادگستری نیز در این جلسه از به صفر رسیدن پرونده پرداخت دیه از بیت المال خبر داد و افزود: در سال گذشته برای اولین بار در این دولت توانسته‌ایم پرونده پرداخت دیه‌هایی که به عهده دولت بوده با کمک سازمان برنامه و بودجه به صفر برسانیم و در صدد هستیم مشکل تعداد اندکی از پرونده‌های باقی‌مانده که دارای اشکال و ایراده بوده نیز رفع کنیم.

باشگاه خبرنگاران جوان سیاسی دولت